Участники:
Управляющий Фармацевтическим Проектом
Менеджер Фармацевтического Проекта
Директор по Качеству
Региональный Менеджер по Качеству Европа
Финансовый Директор Россия
Медицинский Директор Россия
Менеджер по Логистике и Обслуживанию клиентов Россия
Ассистент менеджера по логистике и обслуживанию клиентов Россия
Цель визита
Посещение Терминала проводилось с целью оценки и одобрения как стороны, предоставляющей услуги складского учета и логистики с учетом текущих потребностей ЗАО «» Russia.
Введение
Терминал обоснованно является компанией №2, оказывающей услуги логистики на российском рынке. Анкета провайдера складских услуг была заполнена и предоставлена перед визитом. Склад и центр доставки, функционирующий с года, обеспечивает таможенное хранение, таможенную очистку, фармацевтическое хранение и услуги по документальной обработке, доставке и переупаковке грузов, включая доставку по Москве, России и странам СНГ. Никакие посторонние склады не используются для складирования и обработки фармацевтической продукции. Правительственная лицензия, которая будет выдана ЗАО «» Russia, позволит складировать фармацевтическую продукцию на складе Терминала. Лицензия должна быть обновлена и снова зарегистрирована, если товар будет перемещен на другой склад.
Регистрация Терминала была переиздана официальными уполномоченными органами в году. Здания и территория находятся в собственности Терминала.
Все услуги организованы и управляются изнутри, исключая охрану, обслуживание системы противопожарной безопасности и гигиенический контроль, которые осуществляются третьими организациями, имеющими государственный статус.
Доступ сотрудников и посетителей контролируется при входе в каждое здание.
Комплекс полностью оборудован системой сигнализации и системой противопожарной безопасности, в каждом помещении склада установлены огнетушители. Также установлены устройства для защиты от насекомых, и осуществляются процедуры гигиенического контроля.
Главными клиентами Терминала являются:
Терминал обеспечивает полный пакет услуг логистики (хранение, упаковка, доставка) для компании
Доставка не проводится для компании
Главными конкурентами Терминала являются:
FM Logistics.
Организация склада, структура, системы и процедуры
Терминал имеет специальные письменно оформленные процедуры для каждого клиента. Специальные оперативные процедуры и инструкции также будут разработаны для работы с ЗАО «» Russia. Фармацевтические склады для различных компаний полностью отделены и изолированы на разных площадях в различных зданиях. Другие товары хранятся согласно нормам соответствия, по общим стандартным операционным процедурам для разных типов контроля.
Все склады управляются и контролируются общей системой радиотерминалов и штрихкодов, разработанной немецкой фирмой PSI.
Система была разработана и утверждена PSI пять лет назад. Нам сообщили, что регулярное обновление производится периодически или при введении новых процедур.
UPS поддержка и дизель-генератор начинают работать автоматически при отключении электроэнергии. 100% сохранение данных происходит ежедневно.
Прием товара
Функции таможенной очистки осуществляются на самом складе, и в структуре Терминала есть официальное ответственное лицо по работе с таможней.
Когда товар поступил на таможенный склад, образец упаковывают и отправляют в лабораторию, уполномоченную Министерством Здравоохранения. Процесс сертификации занимает от 3 дней до 2 недель. Когда сертификаты получены, товар выпускается. Продукты с истекшим сроком годности не могут быть ввезены на территорию РФ. Стандартное условие поставки 80% остаточного срока годности, но нам сообщили, что реальный минимальный остаточный срок, который может быть принят клиентом – 40%.
В настоящее время существует возможность назначения 5 или 6 пунктов въезда для дистрибуции фармацевтической продукции на территории РФ. Терминал может быть в их числе. Полученный товар автоматически заносится в систему PSI в соответствии с территорией, зоной и расположением на складе.
При получении товара операторы помечают каждую полету специальной наклейкой, которую производит и распечатывает система.
Код, описание, партия, срок годности, время приема и номер в системе PSI печатается на каждой наклейке для палеты. Испорченные наклейки могут быть дополнительно распечатаны из системы с обязательным указанием причин повторной печати.
Согласно специальной инструкции, операторы проверяют соответствие между физическим количеством товара и задекларированным в сопроводительных документах.
При приемке проверяется общее количество, количество товара одного вида, полные палеты, смешанные палеты, внешний вид и целостность упаковки. Смешанные палеты проверяются и контролируются на наличие соответствующих маркировок. Разные партии товара, полученные на одной палете, перегружаются на разные палеты. В случае недостачи или повреждения, оператор находит несоответствие и останавливает процесс для проведения специальных процедур. Поврежденный товар сортируется, отделяется от основного товара и регистрируется. Неполная партия товара переупаковывается до соответствия складской единице. Неустойчивые палеты дополнительно обматываются пленкой. Клиент и склад обновляют свои базы данных в соответствии с реальной ситуацией.
Сортировка и упаковка
Операции сортировки и упаковки производят, проверяют и перепроверяют 3 разных оператора. Контроль осуществляется по продукту, партии и упаковщику. Все контрольные процедуры индивидуально визируются каждым оператором и заносятся в центральную систему.
Система компьютерного управления
Центральная штрихкодовая система PSI контролирует все операции и перемещения, осуществляет автоматизированное управление всеми важными изменениями параметров сокращения процента ошибок и контролирует оперативные потоки в реальном времени.
№ партии, порядок следования и вся специфика продукта контролируются системой, которая гарантирует полную отслеживаемость в любой момент. Условия FIFO, FEFO и другие процедуры всегда находятся под контролем.
В течение одного часа может быть подготовлен полный отчет, показывающий при необходимости отзыва товара, кому и куда была распределена полная партия данного продукта.
Инвентаризация проводится посредством системы, контролирующей план склада и отдельные позиции. Количество подсчитывается и подтверждается вручную. Это не непрерывный подсчет на месте. Ежедневно проверяет количество и расхождения в базе данных SAP.
Возвраты и рекламации
В случае возврата и рекламации используются специальные процедуры, согласованные с каждым из клиентов. Причины возврата регистрируются и доводятся до сведения клиентов для оценки. Должен быть проведен качественный тест на возврат. Рекламации от клиентов заносятся в журнал рекламаций и адресуются начальнику склада, который принимает меры по их предупреждению. Результаты проверок отражаются в Протоколе Системы Контроля Качества.
Структура Склада
Территория склада разделена на зоны:
— Зона приема
— Зона временного хранения для товаров, еще не прошедших таможенную очистку
— Зона хранения
— Зона изоляции для несогласованных, поврежденных товаров.
— Зона сортировки
— Зона отгрузки, состоящая из более чем 60 ворот с закрытыми рампами.
На трех доступных складах общая площадь хранения составляет 55.000 палет (при стандартном размере европалеты 80Х120). Высота может быть 120, 190, 220 см.
Склад функционирует 24 часа в сутки, 7 дней в неделю.
Три склада обслуживают 650 операторов. Зоны складских операций контролируются видеонаблюдением со всех рабочих мест 24 часа в сутки. Видеозапись хранится 6 месяцев. Въезд и выезд грузовиков с терминала осуществляется только через систему пропускных постов.
Контроль температуры и влажности
Все помещения складов кондиционированы и оборудованы приборами, позволяющими контролировать нужный уровень температуры и влажности. Отслеживание изменений температуры и влажности, как правило, не проходит через главную компьютерную систему, а регистрируется вручную. Только холодильники автоматически контролируются и управляются при помощи центральной системы.
Установленный температурный режим на фармацевтическом складе:
2-8°С в холодильнике
12-15°С в обычной зоне склада (продемонстрировано проверяющему из Министерства Здравоохранения)
В обычный период температура на складе составляет:
мин. 18°С
макс. 20°С
Уровень влажности также отслеживается и поддерживается ниже 60%.
Доставка
Терминал осуществляет доставку по всей территории России.
Доставка в регионы производится посредством грузовиков с холодильными установками и контролируется на всем пути следования.
Четыре транспортные компании-субконтрактера обеспечивают доставку:
Со всеми данными компаниями Терминал имеет контракты.
У клиентов, получающих товар, нет системы контроля температурного режима во время доставки продукта и системы оценки услуг, предоставляемых транспортной компанией.
Сборник Процедур Стандартных Операций
Соблюдение Процедур Стандартных Операций гарантирует хорошее качество обслуживания, соответствующих операций и полный контроль за процессом.
Сборник Процедур Стандартных Операций включает в себя:
Должностные обязанности, рабочие инструкции, получение, хранение, сортировку, операции по отгрузке и доставке, карантина, недостачи, повреждения, несоответствия и согласования, физический подсчет, отслеживание партий, срок годности, претензии, контроль и управление системами, отчеты, общее содержание, ремонт оборудования, уборка, санитарный контроль, перечень стандартов и норм, которых надо придерживаться, самоусовершенствование, обучение и контроль за обновлением процедур.
Индивидуальная версия Процедур Стандартных Операций для клиентов, разработанная в системе SAP R/4, включает в себя:
SAP функциональность, дублирование данных, тесты для компьютерного оборудования, отслеживание отклонений и хранение документации.
Порядок периодичности проверок:
Оперативная – ежегодно
Функционирование, работа – каждые 5 лет
Обучение
Планы обучения есть для всего персонала склада.
Сотрудникам периодически необходимо проходить аттестацию.
Индивидуальные учебные записи и результаты аттестации сертифицируются и сохраняются в главной системе. Для новых сотрудников существует вводное оперативное обучение с тестами и результатами сертификации.
Фармацевтический склад
Чтобы учесть различные потребности клиентов, фармацевтические склады были отделены и обособлены.
Каждая отдельная фармацевтическая зона закрыта, защищена и оборудована :
— Раздевалка для операторов
— Комната для моющих средств
— Процедуры и инструкций по уборке
— Приборы контроля за уровнями температуры и влажности.
— Автопогрузчики
Проект ЗАО «» Russia
После регистрации ЗАО «» Russia как юридического лица, будет заключен контракт на аренду фармацевтического склада и складское обслуживание.
Склад для ЗАО «» Russia
В данное время территория, предназначенная для ЗАО «» Russia занята товаром компании. В будущем для продукции будут использоваться другие площади.
Площадь данной территории составляет 500 кв.м. и на общей доступной площади склада можно разместить 585 палет, макс. высотой 120 см.
Планируется, что один человек из ЗАО «» Russia будет ответственным за контроль и проверку ежедневного состояния оперативных процессов на складе.
Склад, предназначенный для ЗАО «» Russia, был осмотрен.
Две отдельные рампы используются соответственно как погрузочная и разгрузочная площади. Эти площади отделены от склада и обогреваются.
Их размеры очень малы и могут быть недостаточны в будущем.
Поврежденные товары храняться вместе с карантинными. Для ЗАО «» Russia поврежденные товары должны быть изолированны и закрыты.
Температура внутри помещения 18.1°С, и влажность 32%. Эти значения контролируются системами вентиляции, обогрева и охлаждения.
Хранение товаров и сопутствующих материалов на стеллажах.
На данном складе везде уровень чистоты был очень низким. Большое количество пыли вокруг и внутри стеллажей и на сложенной продукции.
Некоторые палеты были без этикеток, штрихкодов и не упакованы.
Полки и стеллажи в данной зоне нельзя идентифицировать по наклейкам и штрихкодам.
Перед началом какой-либо деятельности для ЗАО «» Russia, весь склад и каждое отдельное
собрание палетов должно быть проименовано и штрихкодировано для внесения в главную систему.
В целом состояние складской площади оценивается как не очень хорошее.
Потолок нужно вымыть, стены нужно перекрасить, полы и стеллажи необходимо тщательно отмыть.
Было установлено, что сейчас данный склад находится в ведении.
Другой склад, используемый для, на 1.500 палет также был посещен во время визита. Уровень порядка и чистоты совершенно другой.
Перед началом какой-либо деятельности для ЗАО «» Russia, склад, сейчас использующийся для, должен полностью соответствовать состоянию склада для.
Стандартные операции по уборке на складе для ЗАО «» Russia должны проводиться:
Полы – ежедневно
Стеллажи – ежедневно
Стены – ежемесячно
РЕЗУЛЬТАТЫ, КОММЕНТАРИИ И ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Во время визита было подтверждено, что Терминал имеет все соответствующие характеристики и необходимые стандарты для складирования фармацевтической продукции.
Процедуры складского управления и системы стандартных операций позволяют гарантировать полный контроль и отслеживаемость.
Должна быть осуществлена система контроля за работой третьей стороны-субконтрактора, осуществляющей доставку товара в регионы.
Температура внутри грузовика должна быть статистически зафиксирована для контроля воздействия низких температур в зимнее время.
Склад, используемый сейчас для товаров, может считаться подходящим для ЗАО «» Russia, но перед началом какой-либо деятельности ЗАО «» Russia, данный склад должен быть полностью обновлен, реорганизован и приведен в порядок для достижения необходимых оперативных стандартов ЗАО «» Russia.
При условии выполнения перечисленных здесь пунктов, Терминал будет одобрен в качестве провайдера складских услуг и логистики для ЗАО «» Russia, что повлечет за собой подписание контракта.
Подготовил:
Поставщик :
Дата визита :
ПЛАН ДЕЙСТВИЙ
Краткое содержание
Статья Необходимые действия Ответственный
1 ЗАО «» Russia должна пройти регистрацию как юридическое ЗАО «» Russia лицо и получить лицензию в Министерстве Здравоохранения
на право заниматься фармацевтической деятельностью.
- Складские площади, используемые на данный момент для Терминал
компании, должны быть всесторонне реконструированы
под новый склад для ЗАО «» Russia
- Новый склад ЗАО «» Russia должен быть полностью Терминал
- перепланирован, включая маркировку и штрих кодировку
- Стены и другие внутренние инфраструктуры нового склада Терминал
ЗАО «» Russia должны быть перекрашены
- Полы и стеллажи должны быть вымыты, там же должна Терминал
быть произведена санитарная обработка
- Специфические процедуры по работе и поддержанию склада Терминал
должны быть разработаны специально для ЗАО «» Russia и
введены в действие
- Необходимо создать специальные изолированные и закрытые Терминал
зоны для поврежденных товаров ЗАО «» Russia и возвратов
ЗАО «» Russia
- Должна быть введена система контроля уровня сервиса и работ, Терминал
оказываемых третьей стороной-субконтрактором по доставке
товара
- Температурный режим внутри грузовика во время доставки Терминал
необходимо статистически контролировать
