Наш офис: Ул. Плющиха 53/25 стр 1.

+7 (903) 108-19-80
ol.dorum@gmail.com

СОП. СКЛАД. ПРИЕМКА ТОВАРА ОТ ПОСТАВЩИКА.

26 апреля, 2017
by georgy

ПАСПОРТ ДОКУМЕНТА
Инициатор Ф.И.О.:
Авторы Ф.И.О.:
Эксперты бизнес-процесса Ф.И.О.:
Владелец процесса Ф.И.О.:
Код процесса СОП-Х.Х.Х-ХХ

 
Введен Взамен
Х Впервые
Версия №___1___ от «___»___________20__г.
Срок действия Х Постоянный
временный до «___» ______ 20__ г.
Область применения Последовательность процесса планирования приёмки товара от поставщика: — подтверждение заказа (количество SKU, Срок поставки, Время поставки), — создание заказа на размещение товара в WMS
Подразделения-исполнители Склад
Вовлеченные подразделения Управление товародвижения
Довести в филиалы Да
Х Нет
Приложения Всего: 4


Содержание

1          Назначение. 4

2          Область применения. 4

3          Определения, обозначения и сокращения. 4

4 Нормативные ссылки. 5

5 Участники процесса. Ответственность.

1          Описание процедуры.

6.1          Общие требования.

6.2          Проверка приёмочных документов.

6.3          Выгрузка товара из ТС в зону приёма товара.

6.4          Проверка сертификатов.

6.5          Приемка по количеству и качеству. Ввод данных в систему.

6.6          Транспортировка забракованного товара в зону карантина.

6.7          Подтверждение приёмки товара.

6.8          Подготовка товара к размещению на хранение.

6.9          Проводка счетов и расценка товара.

7          Документирование и срок хранения.

8          Порядок внесения изменений.

9          Рассылка.

10       Приложения.

Приложение №1 (обязательное)

Приложение №2 (обязательное)

Приложение №3 (обязательное)

Приложение №4 (обязательное)

11       Лист согласования.

12       Лист регистрации изменений.

13       Лист ознакомления.

1 Назначение

  • Настоящая стандартная операционная процедура (СОП) описывает последовательные действия (субпроцессы) приёмки товара от поставщика:
    • Проверка документов на поступивший товар.
    • Выгрузка товара из ТС в зону приёмки товара.
    • Проверка сертификатов/деклараций.
    • Приемка товара по количеству и качеству. Ввод данных в систему.
    • Действия с некондиционным товаром.
    • Подтверждение приёмки товарной позиции.
    • Подготовка товара к размещению на хранение.
    • Проводка счетов и расценка товара

 

2 Область применения

2.1 Настоящая СОП устанавливает порядок действий по приёмке товара от поставщиков.

2.2 Регламент разработан в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001.

2.3 СОП распространяется на сотрудников складского комплекса (сотрудников отдела приёмки товара, операторов ПРТ, а также менеджера по планированию и технолога), Управления товародвижением, Финансового Департамента (бухгалтерия).

 

3 Определения, обозначения и сокращения

3.1.         В настоящей инструкции используются следующие сокращения:

SKU (stock keeper unit) – единица складского хранения, артикул

WMS (warehouse management system) – система управления складом

ВЭД – внешнеэкономическая деятельность

ЖНВЛС – жизненно необходимые и важнейшие лекарственные средства

ГТД – государственная таможенная декларация

ЕХ – единица хранения — контейнер или средство доставки (паллета), который (-ая) регистрируется подъемно-транспортным оборудованием при транспортировке товара на складе

Заказ на размещение – документ WMS для проведения приёмки товара на складе, который содержит всю необхожимую информацию.

ИС (ERP) – информационная система

ИС «N» – информационная система N

ЛС – лекарственные средства.

МИБП — медицинские иммунобиологические препараты

Некондиционный товар – товар ненадлежащего качества (повреждённый при транспортировке, бракованный, имеющий истёкший срок годности), который необходимо исключить из обращения

ТСД – терминал сбора данных

Оператор ПРТ – оператор подъёмно-транспортной техники

РУ – регистрационное удостоверение.

Склад (или СК – складской комплекс) – специальное помещение, предназначенное для приёма, хранения и отпуска лекарственных средств, оснащенное средствами механизированного производства работ.

СГР – свидетельство о государственной регистрации.

Сертификат – документ, подтверждающий соответствие качества товара действующей нормативной документации.

СОП – стандартная операционная процедура

СЭЗ – санитарно-эпидемиологическое заключение

ТУ — технические условия

ТС – транспортное средство

ФС – федеральная служба

«Холодовая цепь» — совокупность условий, которые позволяют соблюсти требуемый температурный режим на всех этапах движения товаров от производителя до конечного покупателя.

4 Нормативные ссылки

ГОСТ Р ИСО 9001 «Система менеджмента качества. Требования»

 

5 Участники процесса. Ответственность

  • Руководитель складского комплекса наделен полномочиями и несёт ответственность за организацию и своевременный контроль процесса приёмки товара на СК.
  • Руководитель отдела приёмки товара наделён полномочиями и несёт ответственность:

— за работу с поставщиком в процессе приёма товара, а также в процессе возврата товара поставщику;

— за разработку, согласование и корректировку ежедневных планов приёмки товара на СК;

— за ресурсное обеспечение процесса приёмки товара;

— за согласование и принятие необходимых решений в случае возникновения нестандартной ситуации в процессе приёмки товара;

— за разработку, проверку, согласование, утверждение, внедрение и внесение изменений в настоящую СОП;

— за контроль процесса, описанного в настоящей СОП.

  • Руководитель отдела документооборота
  • Специалист по документообороту наделён полномочиями и несёт ответственность за выполнение следующих действий:

— получение от водителя ТС документов на товар;

— проверку соответствия характеристик поставки информации в ИС (ERP) и имеющемуся графику поставок на текущие сутки;

— назначение ворот для разгрузки ТС, печать и выдачу водителю пропуска на постановку ТС к определённым воротам;

— создание и печати заказа на размещение и передачи их приёмщику товара.

  • Приёмщик отдела приёмки товара наделён полномочиями и несёт ответственность за выполнение требований, описанных в настоящей СОП и рабочих инструкциях процессов приёмки и размещения на хранение, а именно:

— за выгрузку товара из ТС;

— за обклейку всех паллет с поступившим товаром этикетками со штрих-кодом;

— за обнаружение товара, требующего особых условий хранения, и своевременное перемещение его в специальные зоны СК, где такой режим обеспечивается;

— за привязку штрих-кодов на паллетах к соответствующему заказу на размещение;

— за привязку всех поступивших паллет к определённой зоне СК (буферу приёмки);

— за приёмку товара по количеству и качеству;

— за приёмку по количеству и качеству товара, возвращённого клиентом.

  • Специалист по сертификации наделён полномочиями и несёт ответственность:

— за проверку наличия сертификатов/деклараций на поступающий на СК товар;

— за сканирование сертификатов/деклараций, заведению их в БД;

— внесение в БД информации о сериях поступающего товара;

— предоставление информации приёмщику/руководителю отдела приёмки о выявленных несоответствиях при проведении проверки сертификатов/деклараций.

  • Оператор подъёмно-транспортной техники наделён полномочиями и несёт ответственность за разгрузку ТС, выполнение перемещений товара внутри зоны приёмки, перемещение товара из буфера приёмки в передаточные места и размещение товара на хранение на складские места в зоне автоматики.
  • Менеджер по качеству наделён полномочиями и несёт ответственность по проведению внутренних аудитов процесса и оформлению результатов аудита.
  • Менеджер по логистике группы поставок отдела товародвижения наделён полномочиями и несёт ответственность за организацию поставок товара на СК: предоставление графика поставок, своевременное получение от поставщиков документов на ожидаемые поставки.

 

6 Описание процедуры

6.1 Общие требования

  • Входом (инициирующим событием) для процесса приёмки товара является создание в ИС (ERP) инвойса на поставку товара на СК. На основе инвойса в WMS создаётся заказ на размещение, который содержит следующую информацию:

— наименование товарной позиции (кода товара, артикула);

— количество товара по товарной позиции (шт.);

— наименование производителя каждой товарной позиции;

— номера серий по каждой товарной позиции;

— срок годности по каждой товарной позиции;

— количество штук в заводской упаковке;

— указание температурного класса товара («холод» 2–8 °С, «прохлада» 8–15 °С, нормальные условия хранения 15–25 °С);

— указание условия хранения (сильнодействующие ЛС, дезинфицирующие ЛС).

  • Процесс приёмки товара осуществляется персоналом СК с помощью радиоуправляемых терминалов (ТСД).

6.2 Проверка документов на поступивший товар 

  • Входом в процесс проверки документов является инвойс в ИС (ERP) и график поставок, который предоставляет на СК группа логистики поставок управления товародвижения. График содержит предварительную информацию о поставках на неделю и уточнённую информацию о плане поставок на предстоящие сутки.

Специалист по проверке документов:

  • Проверяет:

— наличие в ИС (ERP) инвойсов на запланированные поставки;

— наличие в специальной папке на FTP-сервере копий документов на поставку (накладных, счетов-фактур, сертификатов и т.п.). Копии документов для приёмки поставщики заранее должны помещать в свои папки на FTP-сервере.

  • В случае отсутствия в ИС (ERP) инвойса на поставку или необходимых документов в папке на FTP-сервере — информирует об этом руководителя отдела документооборота СК и менеджера по логистике группы управления поставок отдела товародвижения.
  • В случае наличия всех необходимых документов — производит их.
  • После прибытия ТС на склад — получает от водителя пакет документов на прибывшую поставку, проверяет комплектность и правильность оформления товаросопроводительных документов в соответствии с требованиями к их заполнению (Приложение №1).
  • Сверяет суммы в накладной и инвойсе. В случае расхождения сумм сверяет по позиционно инвойс с накладной и информирует начальника отдела и менеджера по логистике.
  • Определяет ворота для парковки ТС. Выдаёт водителю пропуск на постановку ТС к определённым воротам.
  • Производит фиксацию времени начала приёмки товара посредством записи времени прибытия товара на склад на товарной накладной (вручную) при назначении ворот для разгрузки грузовика.
  • Процедура проверки документов подробно описана в РИ «Х. Х. Х.».

 

6.3 Выгрузка товара из ТС в зону приёмки товара

  • Входом (инициирующим событием) для процесса выгрузки товара из ТС в зону приёмки товара является успешное завершение процесса проверки документов на прибывшую поставку – в ИС (ERP) существует соответствующий инвойс и водитель ТС передал на СК комплект правильно оформленных документов.

Специалист по проверке документов:

  • На основе инвойса в ИС (ERP) создаёт «заказ на размещение» в WMS.
  • Печатает и передаёт руководителю отдела приёмки бумажный экземпляр «заказа на размещение» и «Пропуск для постановки ТС к воротам».

 

Руководитель отдела приёмки:

  • Выбирает свободный буфер приёмки. Сообщает водителю ТС номер ворот для разгрузки и выдаёт ему «Пропуск для постановки ТС к воротам».
  • Назначает на проведение разгрузки оператора ПРТ и приёмщика. Выдаёт им экземпляр «Заказа на размещение».

 

Оператор ПРТ отдела приёмки:

  • Получает от водителя ТС «Пропуск для постановки ТС к воротам» и контролирует процесс постановки к воротам.
  • Производит фотосъёмку ТС в момент постановки к воротам – на фотографии должен быть виден регистрационный номер ТС, состояние дверей и пломб.
  • До открытия дверей ТС — проверяет наличие и состояние пломб. Вписывает номера пломб в «Пропуск для постановки ТС к воротам», а сами пломбы после их снятия — прикладывает к пропуску и сдаёт в отдел документооборота. В случае обнаружения нарушений пломб — информирует руководителя отдела приёмки.
  • Открывает двери ТС и производит визуальный осмотр груза на предмет обнаружения повреждённого при перевозке товара.
  • Проверяет соблюдение температурного режима перевозки товара – с помощью специального прибора производит замер температуры в кузове ТС и записывает его показания в «Пропуске для постановки ТС к воротам».
  • Вывозит паллеты из кузова ТС в указанный буфер приёмки.
  • При обнаружении фактов повреждения упаковок товара (мятые или промокшие при перевозке коробки, разорванная плёнка на паллетах – возможность хищения товара):

— производит фотографирование паллет с таким товаром;

— ставит такие паллеты внутри буфера приёмки отдельно от других паллет.

  • При выгрузке из ТС товара требующего непрерывности «холодовой цепи» или обеспечения иного специального режима хранения («холод» 2–8 °С, «прохлада» 8–15 °С, сильнодействующие препараты, дезинфицирующие средства) – незамедлительно доставляет паллеты с этим товаром в соответствующие зоны СК. Последующая приёмка такого товара производится внутри этих зон. Приоритет срочности доставки товара в эти зоны следующая:

приоритет 1 — «холод» 2–8 °С

приоритет 2 — «прохлада» 8–15 °С

приоритет 3 — сильнодействующие препараты

приоритет 4 — дезинфицирующие средства

  • Если товар поступил на нестандартных или бракованных паллетах – перекладывает товар на пригодные к использованию на СК паллеты. Записывает количество бракованных паллет в «Пропуске для постановки ТС к воротам».
  • Если товар в кузове ТС пришёл навалом или его укладка на паллете превышает допустимый уровень для хранения на СК – перекладывает товар на пустой поддон и формирует новый паллет (ЕХ). При этом контролирует следующие параметры:

— высота паллета не более 2 м, вместе с высотой пустого поддона;

— выступы за края паллета не более 5 см. с каждого края;

— отдельные позиции (артикулы) размещаются на отдельные паллеты, чтобы можно было однозначно идентифицировать товар на паллете;

— короба на паллет укладываются таким образом, чтобы можно было видеть этикетки на коробках.

  • Закрепляет на каждой паллете (ЕХ) с товаром с противоположных сторон по две этикетки со штрих-кодом, таким образом, чтобы штрих-код на этикетке был полностью доступен для сканирования.
  • Вводит в WMS данные о номерах паллет, которые относятся к разгруженной поставке – с помощью ТСД последовательно сканирует номер «заказа на размещение» и штрих-код каждой паллеты.
  • Вводит в WMS данные о местоположении на СК выгруженных паллет — с помощью ТСД последовательно сканирует сначала штрих-код паллеты, а затем штрих-код буфера приёмки.
  • Указывает в «Пропуске для постановки ТС к воротам» количество выгруженных грузовых мест (паллет), замечания по состоянию груза, номера сделанных фотографий, время завершения разгрузки ТС. Передаёт «Пропуск» специалисту по проверке документов.
  • Процедура выгрузки товара из ТС в зону приёма товара подробно описана в Рабочей инструкции РИ «Х. Х. Х.»

6.4 Проверка сертификатов

  • Входом в процесс является факт поступления комплекта документов на прибывшую на СК поставку.

Специалист по сертификации:

  • Получает сертификаты/декларации от специалист по проверке документов.
  • Вводит номер сертификата/декларации в ИС (ERP).
  • Осуществляет сканирование сертификата/декларации и загружает их в БД ИС (ERP).
  • Архивирует бумажные экземпляры сертификатов/деклараций.
  • Процедура проверки сертификатов/деклараций подробно описана в Рабочей инструкции РИ «Х. Х. Х.».

 

6.5 Приёмка по количеству и качеству. Ввод данных в систему

  • Входом в процесс приёмки по количеству и качеству является факт окончания выгрузки товара из ТС, проверка сертификатов/деклараций, наличие в WMS «заказа на размещение».

Приёмщик отела приёмки товара:

  • Осуществляет приёмку товара по количеству и качеству и ввод данных в WMS при помощи ТСД. Для проведения приёмки — получает от руководителя отдела приёмки экземпляр «заказа на размещения» (в некоторых случаях могут использоваться также копии накладных поставки).
  • Сканирует штрих-код паллеты (ЕХ), относящейся к принимаемой поставке, в буфере приёмки.
  • Получает на экран ТСД список позиций поставки и выбирает ту, которая находится на этой паллете – на экране будет отображаться информация по выбранной позиции поставки.
  • Если выбранный товар должен храниться и приниматься в специальной зоне СК – получает сообщение от WMS о том, что этот товар надо срочно переместить для приёмки в соответствующую специальную зону. В этом случае приёмщик немедленно вызывает оператора ПРТ для перемещения товара в указанную зону.
  • При обнаружении повреждённого или бракованного товара (некондиционный товар) – перекладывает такой товар на отдельную паллету. Такой товар должен приниматься и храниться на СК отдельно.
  • Производит пересчёт количества выбранной товарной позиции на проверяемой паллете и вводит полученные данные в ТСД.
  • Проверяет (а при необходимости указывает новые) серию и срок годности лекарственного средства. При обнаружении товара, с остаточным сроком годности менее утвержденного норматива сообщает об этом руководителю группы приёмки.
  • Производит измерение и ввод в WMS весо-габаритных характеристик (ВГХ) товара. Указывает в ТСД параметры вложенности упаковки товара (заводская упаковка – малый стандарт – штука).
  • Указывает на ТСД номер ЕХ (паллеты) на которой находится данное количество товара – сканирует штрих-код на паллетной этикетке.
  • При формировании сборных паллет (паллета на которой находится несколько разных артикулов) или при непосредственной отправке товара на пополнение зоны сборки – производит обклейку этикетками со штрих-кодом всех коробок на принимаемой паллете.
  • Заканчивает обработку артикула выбрав на ТСД команду «сохранить».
  • Если артикул относится к группе препаратов ЖНВЛС – получает на ТСД предупреждение «артикул требует дополнительной проверки». В этом случае приёмщик обращается для проверки препарата ЖНВЛС по «государственному реестру предельных отпускных цен» к специалисту по проверке документов, который производит проверку закупочной цены препарата, штрих-кода, дозировки, производителя, упаковщика, владельца.
  • В случае успешной проверки препарата ЖНВЛС – повторно выбирает на ТСД команду «сохранить» и переходит к работе со следующей позицией заказа. Если проверка выявила проблему с товаром – отправляет его на отдельной ЕХ в зону карантина.
  • Если приёмка товара на данной паллете завершена – выбирает на ТСД команду «завершить и вызвать погрузчик» и переходит к приёмке следующей паллеты.

 

6.6 Действия с некондиционным товаром

  • Входом в процесс является обнаружение некондиционного товара при выгрузке ТС или приёмке по количеству и качеству (товар с истёкшим сроком годности, бракованный или повреждённый при транспортировке).
  • В случае обнаружения некондиционного товара оператор ПРТ или приёмщик (тот, кто непосредственно обнаружил):

— производит фотосъёмку упаковок этого товара (состояние заводской упаковки);

— отделяет некондиционный товар от качественного перекладывая некондицию на отдельную ЕХ (коробку, паллету);

— делает отметку об обнаружении некондиционного товара в заказе на размещение;

— сообщает руководителю отдела приёмки об обнаружении некондиционного товара и передаёт ему заказ на размещение с соответствующими отметками;

— перемещает ЕХ с некондиционным товаром в зону карантина.

Руководитель отдела приёмки:

  • В случае обнаружения брака или расхождений в количестве товара — составляет «Акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приеме товара» по форме АП-2 в соответствии с правилами по заполнению и делает отметку в накладной.
  • Корректирует в WMS количество фактически принятого товара.
  • Сообщает об обнаружении некондиционного товара менеджеру по логистике группы поставок отдела товародвижения.

Специалист по проверке документов:

  • Предоставляет менеджеру по логистике группы поставок отдела товародвижения все документы необходимые для урегулирования проблемы с поставщиком (акты, фотографии и т.п.).
  • Процедура обработки бракованного товара и возврат поставщику подробно описана в Рабочей инструкции РИ «Х. Х. Х.» и СОП «Х. Х. Х.»
  • В результате процесса весь некондиционный товар отделяется от качественного, изымается из оборота и перемещается в зону карантина для временного хранения до принятия решение о его дальнейшей судьбе.

6.7  Подтверждение приёмки товарной позиции

  • Входом в процесс подтверждения приёмки товарной позиции является завершение проверки этой позиции по количеству и качеству и наличие для неё проверенных сертификатов в ИС (ERP).
  • Процедура подтверждения приёмки товарной позиции осуществляется в WMS автоматически после того, как приёмщик на ТСД выбирает команду «завершить и вызвать погрузчик». WMS делает запрос в ИС (ERP) о наличии проверенных сертификатов на этот товар. В случае готовности сертификатов/деклараций (документы проверены и загружены в ИС (ERP), происходит подтверждение приёмки и будет создано задание на перемещение ЕХ с товаром к месту хранения.
  • В случае наличия каких-либо проблем с проверкой сертификатов/деклараций (документы не проверены и не загружены в ИС (ERP), приёмщик получает на экран ТСД сообщение от WMS о том, что проверка сертификатов на этот товар не завершена.
  • В этом случае приёмщик может:

— Выбрать на ТСД команду «отставить в сторону» — ЕХ (паллета) останется в буфере приёмки и позже можно будет продолжить её обработку: вновь попробовать выполнить команду «завершить и вызвать погрузчик» или отправить паллету в зону карантина.

— Сразу подтвердить выбор команды «завершить и вызвать погрузчик» — WMS через фиксированное время (настраиваемый в WMS параметр) повторит запрос в ИС (ERP) о наличии проверенных сертификатов: если сертификаты успешно прошли проверку WMS — создаст задание на перемещение товара к месту хранения, а если сертификатов по прежнему нет – автоматически отправит паллету в зону карантина.

  • В результате процесса подтверждение приёмки товарной позиции WMS определит возможность размещения товара на хранение или необходимость отправки его в зону карантина.

6.8 Подготовка товара к размещению на хранение

  • Входом в процесс является успешное завершение процесса подтверждения приёмки товарной позиции: приёмка товара по количеству и качеству проведена, сертификаты/декларации загружены в ИС (ERP).
  • WMS автоматически резервирует место для ЕХ (паллеты) в месте передачи паллет узкопроходной зоны или сразу складские места в зоне автоматики.
  • WMS автоматически создаёт задание для оператора ПРТ (паллетного транспортёра) на перемещение паллеты из буфера приёмки в место назначения.

Оператор ПРТ:

  • Получает на ТСД задание на транспортировку ЕХ к месту передачи паллет узкопроходной зоны или задание на размещение товара на складские места в зоне автоматики.
  • Находит в буфере приёмки указанную в задании ЕХ (паллету) и сканирует её штрих-код.
  • Получает на ТСД адрес принимающего складского места.
  • Перемещает ЕХ (паллету) в указанное в задании место и подтверждает выполнение перемещения сканированием штрих-кода адреса этого места.
  • В результате выполнения процесса «подготовка товара к размещению на хранение» ЕХ (паллета) с товаром будет перемещена на место передачи паллет узкопроходной зоны и товар будет готов к размещению на хранение. В случае, если WMS сразу создаёт задание на размещение напрямую из буфера приёмки, оператор ПРТ выполнит задание на размещение товара на хранение.
  • Процедура подготовки товара к размещению на хранение подробно описана в Рабочей инструкции РИ «Х. Х. Х.».

6.9 Проводка счетов и расценка товара

Сотрудник бухгалтерии

  • Получает от специалиста группы документооборота пакет документов:
  • Товарная накладная.
  • Счет-фактура.
  • Счет.
  • Спецификация (Приложение к договору).
  • Протокол согласования цен.
  • Инвойс (накладная) для иностранного поставщика.
  • Грузовая таможенная декларация для иностранного поставщика.
  • От старшего специалиста по сертификации счета, выставленные за проведение сертификации, анализа, регистрацию декларации о соответствии.
  • Производит соответствующую проверку и расценку по препаратам в ИС «N» «Заказ-покупка» на основе товарной накладной. В случае если в счете-фактуре цены на товар указаны в условных единицах, Бухгалтерия осуществляет ввод курса для данной валюты на дату фактической приемки товара на склад. Пересчет цены в рубли происходит автоматически в ИС (ERP).
  • Выгружает учетные приходные товарные накладные из ИС «N» в ИС (ERP).
  • Передает оригинал товарной накладной в Архив по истечении полугода. В отдел ценообразования передает протокол согласования цен.
  • Передает счет на оплату в Финансовый отдел для проведения оплаты.

Сотрудник группы ценообразования

6.9.6       Производит товарную наценку на товар.

6.9.7       Производит привязку цен к прайс-листам.

6.9.8       Ставит метку – «прайс скорректирован» в разделе Счета ИС (ERP), появляется зеленый квадрат напротив данного счета.

6.9.9       После того, как приходный счет прошел все состояния по истечении 3-х часов товар попадает на остатки и становится доступным к продаже.

 

7  Документирование и срок хранения

Электронный документооборот в системах WMS и ИС (ERP).

8 Порядок внесения изменений

8.1 Внесение изменений в настоящую инструкцию производится в соответствии с разделом ___.

8.2 Архивирование и хранение данного стандарта должно производиться с соблюдением пунктом ___.

 

9 Рассылка

 

Инструкция распространяется на Операционный Департамент (Складской комплекс – отдел приёма товара, группа аналитики) и рассылается их руководителям по электронной почте.

10 Приложения

 

Приложение №1

 

Требования, предъявляемые к оформлению финансовых документов

Наименование документа Обязательные требования к документу
Товарная накладная Оригинал документа (Унифицированная форма № ТОРГ-12)
Отсутствуют исправления в документе
Полное название организации-грузоотправителя (реквизиты)
Полное название организации-грузополучателя (адрес, реквизиты)
Номер и дата выписки документа
Наименование товара, количество
Цена и общая сумма отпуска товара (с учетом НДС)
Оригинальные подписи руководителя и главного бухгалтера с их расшифровкой (если должность предусмотрена в организации)
Оригинальные печати организации — грузоотправителя
Счет-фактура Оригинал документа
Отсутствуют исправления
Полное название организации-грузоотправителя (реквизиты)
Юридический адрес организации-грузоотправителя
ИНН и КПП грузоотправителя
Полное название организации-грузополучателя (адрес, реквизиты)
Юридический адрес организации-грузополучателя
ИНН и КПП грузополучателя
Номер и дата выписки документа
Наименование товара, количество
Цена и общая сумма отпуска товара (с учетом НДС)
Страна происхождения
Номер ГТД (для поставок, если страна происхождения НЕ Россия)
Оригинальные подписи руководителя и главного бухгалтера с их расшифровкой (если должность предусмотрена в организации)

 

Приложение №2

Форма Акта об установлении расхождений по количеству и качеству

при приеме товара (Форма АП-2)

 

Акт об установлении расхождений по количеству и качеству

при приеме товара (Форма АП-2)

 

Форма№ АП-2

 

Утверждена                                                                                                                                                                                                                     МЗ СССР 08.01.88       №14

 

«УТВЕРЖДАЮ» ____ Генеральный директор.

 

Акт     №_______     от ______________ 2011г.

 

об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке товара

Комиссия в составе: председателя комиссии

Членов комиссии:

произвели приемку товара и установила:

  1. Наименование и адрес грузоотправителя: __________________________________
  2. Накладная поставщика _____________________________
  3. Договор № _______________от __________________ на поставку продукции.
  4. Груз отправлен           г. в контейнере, вагоне, автофургоне №________________ квитанция №________________ со станции _______________в количестве __       мест массой брутто ______________кг.
  5. Груз прибыл на станцию _____________________ «___» ___________ 2011г., выкуплен «____»______________г. и доставлен на склад получателя «__ » ________ 2011г. в количестве ______________) мест.
  6. Коммерческий акт не составлялся, составлен за №__________ от _______________ и прилагается к акту _______________________________________________________________________
  7. Контейнер (автофургон) вскрыт г.Омск, аптечный склад «___» ___________ 2011г. в ___час.___мин. В присутствии комиссии приемного отдела. Состояние пломб и содержание оттиска ____________________________________________________________________________________

 

Продолжение Приложения №2

  1. Представитель грузоотправителя (изготовителя) вызван телефонограммой (телеграммой) № __________ от «____» ______________
  2. Условия хранения товара до начала приемки: _________________________________________________________________________
  3. Груз перевешен не перевешивался. Его масса брутто __________________________________________________________
  4. Подробное описание товаров и тары по внешнему осмотру:
  5. Состояние наружной маркировки мест :
  6. Способ определения недостачи, могла ли вместиться недостающая продукция: ____
  7. Определение количества товаров производилось исправными весо измерительными приборами, проверенными в установленном порядке.
  8. Члены комиссии ознакомлены с инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству и качеству, установленными постановлениями Госарбитража при Совете Министров СССР.
  9. Результаты приема (сумма указывается по ценам приобретения):
№ п/п Наименование товара Ед. изм. кол-во По документам

поставщика

 

 Недостача Бой Брак Излишки
цена сумма кол-во сумма кол-во сумма кол кол-во кол-во
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 13 14

По остальным, перечисленным в накладной поставщика расхождений в количестве и качестве нет.

  1. Подробное описание дефектов (характер недостачи, излишков, брака, боя) и мнение комиссии о причинах их образования:
  2. Заключение комиссии: ____________________________________________________________________________________________________________________

Приёмщик:                             __________________

Председатель комиссии:           ______

Члены комиссии:   _____________

 

Представитель                Поставщика                  __________________                                             № документа                ________________________________________

(паспорт, водит. удостоверение.)

 

Приложение №3 (обязательное) 

Указания по заполнению Акта (Форма АП-2)

Акт об установлении расхождений по количеству и качеству при приемке товара (далее – Акт) составляется:

— при поступлении товара на склад от поставщика.

Акт составляется приемной комиссией отдельно на каждую партию товара (накладную) в тех случаях, когда установлена недостача, бой, брак, и порча товаров. В состав комиссии обязательно включается зав. Складом. Состав комиссии утверждается приказом, принятым в Обществе.

Акт утверждается – Генеральным директором

Для участия в приемке товаров и составления акта по возможности приглашается представитель поставщика или грузоперевозчика, данные которого вносятся в акт.

Все реквизиты акта должны быть заполнены четко и разборчиво, так как он является документом, на основании которого предъявляются претензии и производится уменьшение задолженности поставщику.

Акт составляется в 4 экземплярах:

-1-ый экземпляр отдается поставщику с комплектом документов поставщика на привезенный товар;

— 2-й экземпляр передается в Группу постановки на приход Отдела учета и хранения с комплектом документов Общества на привезенный товар для оприходования в учетной системе и последующей передачей в бухгалтерию;

— 3-й экземпляр акта не позднее 1 (одного) рабочего дня со дня составления направляется Менеджеру по претензиям Департамента логистики;

— 4-й экземпляр (оригинал) остается в Отделе приема товара.

Акт состоит из двух частей:

  • Общая информация;
  • Результаты приема товара.

При заполнении Результатов приема (пункт 16) следует соблюдать следующий порядок:

В данный раздел вносятся только те наименования, по которым установлены расхождения в количестве и качестве.

Графа 1- номер по порядку

Графа 2 – наименование товара в соответствии с накладной, пишется серия, указанная в товаросопроводительных документах ( при отсутствии информации в накладной, ставим серию, указанную на упаковке).

Графа 3 – единица измерения (штуки, упаковки, флаконы и пр.)

Графа 4 – количество товара по накладной

Графа 7, 13 – заполняется по фактически полученному количеству, в случае пересорта в акт вносятся две записи — отдельно по недостаче и излишкам.

Графа 9 – количество разбитых упаковок (единиц) товара в стеклянной таре.

Графа 11 – количество упаковок, имеющих механические повреждения, подтеки и пр.

 

В Заключении комиссии подробно описывается претензия по недостаче, излишкам, бою и браке товара. Также указывается нахождение излишков и бракованного товара (возвращен поставщику или находится в отделе приема товара).

 

В акте ставится подпись Приемщика, который принимал товар и выявил факты нарушения.

Члены комиссии подтверждают своими подписями Акт.

Представитель поставщика расписывается в Акте с указанием номера документа, подтверждающих его личность (паспорт или водительское удостоверение).

Акт заверяется синей печатью Общества.

Приложение №4

Требования к остаточному сроку годности

При сроке годности равном Остаточный срок годности должен быть не менее
6 месяцев 4 месяца
12 месяцев (один год) 8 месяцев
24 месяца (два года) 18 месяцев (1,5 года)
36 месяцев (три года) 18 месяцев (1,5 года)
60месяцев (пять лет) 24 месяца (2 года)

Приложение №5

Пропуск для постановки транспортного средства
Дата, время выдачи пропуска:
Марка автомобиля:
Регистрационный знак:
Регистрационный знак прицепа:
Водитель (Ф.И.О.):
Номер телефона:
Клиент:
Вид работ (погрузка/выгрузка):
№ ворот:
№№ накладной:
Кол-во мест (Пал/Кор/Шт):
№№ пломб по документу:
Приемщик:
Пропуск выдал:
М.П.
Постановку автотранспорта средства произвели:
<< ______ >> ________________201__г.   ______     час   ______   минут
Температура внутри ТС, ºС
№№ пломб по факту: приемщик
Количество выгруженных паллет/мест: приемщик
Состояние оборотной тары (пал) приемщик
Количество выгруженных/отгруженных паллет/мест: приемщик
Ф.И.О. приёмщика (подпись)
Ф.И.О. водителя/экспедитора (подпись)
» О постановке противооткатного устройства предупрежден»
Водитель (Ф.И.О.) (подпись)
 

 

 

 

 

 

 

 

 

11  Лист согласования

 

№ п/п Наименование должности согласующего лица Ф.И.О. Подпись дата


12  Лист регистрации изменений

 

Изме-нение

№

 

 Номера листов

 

 Всего листов в документе

 

 № Доку­мента

 

 Входящий № сопрово­дит. доку­мента и дата

 

 Подпись

 

 Дата

 
изме­нен­ных

 

 заменен­ных новых изъятых

13  Лист ознакомления

 

№ п/п Наименование должности Ф.И.О. Подпись дата
 

 

  

 

  

 

  

 

  

 
 

 

  

 

  

 

  

 

  

 

 

2015 — Стандарты качества фармацевтической логистики